Elektronische Signatur: Beratung und Online-Leitfaden

Elektronische Signatur

Veröffentlicht am : 18 Mai 20215 minimale Lesezeit

Die elektronische unterschrift ist eine Möglichkeit, Verträge und andere Dokumente digital und trotzdem rechtssicher zu unterschreiben. Überall wird inzwischen auf digitale Systeme gesetzt. Auch für Datenübermittlungen werden elektronische Wege immer mehr zum Standard. Viele Unternehmen – und zunehmend sogar Behörden – setzen auf papierlose Büros und E-Akten.

Was ist eine digitale Signatur?

Für rechtsverbindliche Erklärungen ist auch in der digitalen Welt eines wichtig: Die Unterschrift, die die Identität der Person und ihre Befugnisse sicherstellt. Um diese Rechtsgültigkeit zu gewährleisten, wird die digitale Unterschrift eingesetzt.

Elektronische Unterschrift – rechtliche Voraussetzungen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektrische Signatur wurden im Vertrauensdienstegesetz und in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) festgehalten. Unterschieden wird in diesen Vorschriften zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen.

Wie funktioniert die digitale Signatur?

Einfache Signatur

Eine einfache Signatur hat kaum Hürden zu bewältigen. Beispiele dafür sind die eingescannte Unterschrift, wie sie etwa beim Paketempfang vom Postboten eingescannt wird.

Aber auch gänzlich ohne händische Unterschrift kommt der einfachen digitalen Signatur in E-Mails eine Bedeutung zu: Steht der Absender in der E-Mail-Signatur am Ende, reicht das für viele – gleichwohl rechtsverbindliche – Erklärungen aus.

Fortgeschrittene Signatur

An die fortgeschrittene Signatur werden schon höhere Anforderungen gestellt. Hier muss der Unterzeichner deutlich identifizierbar sein – eine reine Namensnennung reicht nicht mehr aus. Technisch wird das mit einem asymmetrischen Schlüsselverfahren abgewickelt, das auf zwei elektronischen Schlüsseln beruht: einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Diese Schlüssel sind miteinander verbunden.
Wenn Person A ihr Dokument mit einem privaten Schlüssel unterschreibt und an Person B schickt, kann Person B mit dem zugehörigen öffentlichen Schlüssel das Dokument decodieren. Danach sieht er die digitale Unterschrift von Person A sowie einen Zeitstempel. Den privaten Schlüssel von Person A erfährt Person B nicht, dieser Code bleibt geheim.

Qualifizierte Signatur

Die qualifizierte Signatur erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und wird einer tatsächlichen handschriftlichen Unterzeichnung gleichgestellt.
Um die Sicherheit der Unterschrift zu wahren, muss der Schlüssel sicher von einer vertrauenswürdigen qualifizierten Zertifizierungsstelle erzeugt und gespeichert werden. Das Zertifikat bestätigt die Identität der unterschreibenden Person und muss bei jeder elektronischen Unterschrift nachgewiesen werden.
Hier kommt eine sogenannte sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) zum Einsatz und besteht aus einer Kombination eines Chipkartenlesers und einer speziellen Software. Die qualifizierte Signatur wird aufgrund des hohen Standards häufig von Behörden genutzt, die besondere Anforderungen an Verträge und andere Rechtsgeschäfte haben.

Ist die elektronische Signatur gleichzeitig eine Verschlüsselung der Daten?

Nein, die elektronische Unterschrift verschlüsselt das entsprechende Dokument nicht, sondern stellt nur die Integrität und Herkunft sicher. Das bedeutet, dass das Zertifikat zwar nachweist, dass das Dokument nicht verändert wurde und von der unterschreibenden Person stammt. Wer aber auf dem Weg zum Empfänger Einsicht in das Dokument hatte, kann auch das Zertifikat nicht nachvollziehen oder verhindern. Eine zusätzliche Verschlüsselung ist daher dringend anzuraten.

Vorteile der elektronischen Unterschrift

  1. Sie sparen Zeit.
    Die digitale Unterzeichnung von Verträgen und anderen Papieren dient vor allem der Zeitersparnis. Je größer das Unternehmen oder die Behörde ist und je mehr Beteiligte mit ihrer Unterschrift an einem Vertrag mitwirken müssen, desto länger dauert der ganze Vorgang. Um den Workflow zu optimieren, können Verträge nun mit wenigen Klicks in deutlich kürzerer Zeit unterzeichnet werden.
  2. Sie optimieren Ihren Workflow.
    Papiere bleiben nicht tagelang in der Posteingangsmappe liegen, sondern können auf digitalem Weg sofort bearbeitet und mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Auch das Hin- und Herschicken der Dokumente zwischen den vertragsschließenden Parteien erübrigt sich.
  3. Sie sind auf dem besten Weg zum papierlosen Büro.
    Die Zukunft gehört der digitalen Welt. Die Entwicklung ist nicht nur im E-Commerce zu beobachten, sondern zunehmend im allgemeinen Rechtsverkehr. Die rechtliche Basis steht daher vor einer großen Herausforderung, die Voraussetzungen für rechtsverbindliches Handeln im Internet zu schaffen. Mit der digitalen Unterschrift ist ein großer Schritt gelungen.

Fazit:

Für die Praxis bedeutet die digitale Unterschrift, dass derzeit rechtlich bindende Geschäfte, die eine Schriftform erfordern, auch in elektronischer Form eingegangen werden können.
In vielen anderen Rechtsgeschäften erleichtert die elektronische Signatur die tägliche Handlungsfähigkeit enorm.

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